Mit diesem Artikel ziehe ich ein Jahresresümee für Social Intranet Software bzw. für Enterprise 2.0 Kommunikation in deutschen Unternehmen, räume zugleich mit Irrglauben auf und gebe Tipps für die Unternehmen in Deutschland, die 2015 Social Collaboration / Social Intranet Software / Enterprise Social Networks projektieren oder etablieren.

Der Mensch steht im Fokus…

Was mir persönlich am Herzen liegt, schreibe ich Ihnen im ersten Absatz statt als Fazit: auch wenn wir über Software-Themen sprechen, über Innovation und Effizienz… es sind die Mitarbeiter und Kollegen Ihres Unternehmens, auf die es ankommt. Social Intranet, Social Collaboration und Enterprise Social Networks tragen das Wort social in sich. Wir alle haben das Bedürfnis, uns zu partizipieren, verstanden zu werden und Teil einer Gemeinschaft zu sein, für die wir einen Wert haben. Diese Maxime bilden die Basis für Humankommunikation und haben uns Menschen geprägt.

Lassen Sie uns nie ausschließlich über Social Intranet Software / Social Collaboration als Software sprechen. Wichtig ist, zu verstehen, warum diese Tools in den vergangenen drei Jahren sprichwörtlich aus dem Boden schießen. Im Zeitalter von virtuellen, unpersönlichen und global verstreuten Beziehungen sind wir darauf angewiesen, wieder näher zusammen zu rücken und diese sozialen Beziehungen zu anderen wieder mehr zu spüren und zu beleben. In der Arbeitswelt korreliert dieser Umstand auch direkt mit Wertschöpfung und Arbeitsklima.

Die Presse ruft bei den Stichworten Enterprise 2.0, Social Intranet und Social Collaboration „Kulturwandel in Unternehmen“. Ich meine, dass es versierter ist, von einer Weiterentwicklung statt von einem Wandel zu sprechen. Die Herausforderung für Unternehmen besteht darin, Mitarbeitern gerade heute ein funktionierendes, soziales Gefüge zu bieten, innerhalb dessen wertvolles und wertschöpfendes entstehen kann. Die Social Software, egal ob man diese mit Social Intranet, Intranet 2.0, Social Collaboration oder Enterprise Social Networks bezeichnet, ist nur ein kleiner Baustein für das modernisierte Fundament der Zusammenarbeit und der internen Kommunikation. Wichtiger ist, eben diesen Prozess aus direkten, sozialen Beziehungen im Unternehmen anzustoßen und zu organisieren. Die Software kann diese Arbeitsweise lediglich abbilden.

Scheuen Sie sich bitte nicht vor diesem „Social“-Anstoß. Es geht einfacher, als Sie sich denken. Mit Tools wie Enterprise 2.0 / Social Intranet Software / Enterprise Social Networks tun Sie nichts anderes, als die Basis und die Ursprungslogik (wieder)herzustellen für gute Kommunikation und harmonische Zusammenarbeit. Enterprise 2.0, Social Intranet, Social Collaboration oder Enterprise Social Networking bedeutet nicht, Hierarchien wahllos einzureißen und die mühevoll aufgebaute Unternehmenskultur über Bord zu werfen. Ich würde den Effekt solcher Social Tools für die interne Kommunikation eher als „zurück zum Ursprung“ bezeichnen.

Wenn Sie Ja zum Enterprise 2.0 sagen, bedenken Sie: es braucht Zeit

Wenn Sie für 2015 auf dem Plan haben, Ihren Mitarbeitern etwas Gutes zu tun und Ihrem Unternehmen durch eine höhere Motivation und durch bessere Arbeitsoutputs positive Einflüsse für die Zukunft zu setzen, ist es Zeit, um über Social Intranet und über Social Collaboration in der internen Kommunikation zu sprechen.

Aber bitte, wenn Sie diesen Schritt in Richtung Enterprise 2.0 in der internen Kommunikation gehen möchten, nehmen Sie sich wirklich Zeit dafür, denn bei Social Intranet Software / Enterprise Social Networks / Social Collaboration geht es um mehr als die Einführung einer Software. Unsere Rollouts zeigen bei Unternehmen mit 1.000-5.000 Nutzern einen Durchschnitt von 2-4 Monaten für die Konzeption der Prozesse, einen Monat für das Rollout selbst und 6 Monate, bis solch eine Software sich tatsächlich im Unternehmen als zentrales Portal etabliert hat.

Bedenken Sie auch: Enterprise 2.0-Kommunikation ist kein klassisches Projekt mit Start- und Zieldatum. Social Collaboration ist ein Prozess. Dieser Prozess wird, einmal initialisiert, Ihr Unternehmen in die Zukunft begleiten. Das bedeutet: Sie brauchen dafür Ressourcen, die kurz-, mittel- und langfristig zur Verfügung stehen.

Die Vollmundigkeit internationaler Studien versus interne Kommunikation in deutschen Unternehmen

Überschriften von Studienergebnissen lauten oft vollmundig „70% aller Unternehmen setzen bereits Social Intranet Software ein.“ oder „alle Unternehmen ab 3.000 Mitarbeiter werden bis 2016 ein Social Collaboration-Tool in der internen Kommunikation einsetzen.“ Mit diesen Studien gehen Anbieter von Social Intranet Software und Enterprise Social Networks auf Kundenfang, ohne dabei zu beachten, dass die meisten Studien international und somit auf Fokus USA und GB erstellt werden, und dass sich Prozesse, Mentalitäten und Ansprüche in deutschen massiv von der „trial and error“ und „casual low hierarchy“ Mentalität angelsächsischer Vorreiter-Unternehmen aus dem IT-Umfeld unterscheiden. Marktanalysen über den Social Intranet Software / Social Collaboration-Einsatz in Deutschland attestieren ebenso enthusiastisch: „60% aller deutschen Unternehmen haben Social Software in der internem Kommunikation bereits im Einsatz.“

80% der ersten Enterprise 2.0-Ansätze scheitern in Unternehmen

Durch das Herunterbrechen internationaler Zahlen und Erfolgsberichte auf deutsche Unternehmen wird meines Erachtens nur eines erreicht: der Druck auf deutsche Unternehmen wird erhöht, nun endlich mit dem Trend mitzuhalten und längst überfällige Social Collaboration-Tools einzusetzen. Hierdurch entstehen im Voraus zum Scheitern verurteilte Social Intranet-Projekte im Schnellschuss-Verfahren und ein oft planloses Testen von verschiedenen Software-Lösungen, ohne diese – wenn auch nur provisorisch – in Prozesse der Zusammenarbeit und der digitalen internen Kommunikation zu implementieren und ohne Mitarbeiter auf den Test einzustimmen.

Wir sehen es bei unseren Kunden: ganze 80% aller erstmaligen Ansätze und Projekte im Bereich Enterprise 2.0 / Social Intranet Software / Enterprise Social Networks erzielten nicht die gewünschten Ziele, weil schlicht die Zeit und Ressourcen fehlten sowie eine Begleitung des Projekts durch den Anbieter der Software, und – kurios aber wahr – weil im Voraus gar keine konkreten Ziele und KPIs festgelegt wurden, die zu erreichen gewesen wären . Der O-Ton vieler Unternehmen: „Wir dachten, wir brauchen das alles nicht, und wir hatten gehofft, so eine Art Facebook für die interne Kommunikation etabliert sich von selbst und ist auf irgendeine Art effizient.“ Es muss nicht unbedingt eine teure Kommunikationsagentur mit der Prozessberatung beauftragt werden. Wichtig ist, im Voraus interne Ressourcen und Verantwortlichkeiten zu reservieren, wie einen Community Manager und einen Projektmanager, und eine Vision zu entwickeln, was der Einsatz von Social Collaboration-Tools / Social Intranet Software / Enterprise Social Networks bringen soll. Unseren Launch-Leitfaden für JaOffice finden Sie hier. Dieser zeigt Ihnen, worauf Sie achten sollten.

Eigene Social Intranet Software Marktrecherche zeigt: erst 15% aller deutschen Unternehmen ab 3.000 Mitarbeiter nutzen Social Collaboration Tools im Tagesgeschäft

Wir haben von März bis Mai 2014 unsere eigene Marktrecherche betrieben und mit insgesamt 378 Unternehmen in Deutschland ab 3.000 Mitarbeitern gesprochen; das sind immerhin etwa 90% aller deutschen Großunternehmen mit 3.000 Mitarbeitern oder mehr. Das Resultat: gerade knapp unter 15% aller deutschen Unternehmen setzen heute Social Intranet Software bzw. Social Collaboration-Lösungen in der internen Kommunikation ein. „Einsetzen“ bedeutet für uns, dass es sich um eine Produktivlösung handelt, die innerhalb des gesamten Unternehmens bekannt und erreichbar ist. Knapp 40% der deutschen Unternehmen, mit denen wir sprechen, wollen per 2015 (neue) Projekte für Social Intranet Software / Enterprise Social Networks / Social Collaboration anstoßen.

Ist die Zusammenarbeit und Kommunikation via Social Intranet / Social Collaboration wirklich effektiver oder geht es nur darum, dass Unternehmen „hipp“ sind?

Eine ehrliche Antwort: es kommt darauf an, ob die Social Intranet Software bzw. das Social Collaboration-Tool als neue Software oder als neuer Prozess aufgebaut wird. Als reines Software-Thema können Sie Investoren und Medien beeindrucken. Wird wirklich Wert auf eine effektive Arbeitsverbesserung und Kommunikationsoptimierung gelegt, sollten Sie Social Intranet und Social Collaboration als Prozess verstehen, mit dem Sie die Unternehmenskultur weiterentwickeln, keinesfalls aber „verändern“, wie es oft heißt; das wäre fatal und hätte Ursachen in einem unsachgemäßen Projektmanagement. Mit diesem Social Collaboration-Prozess können Sie zudem die interne Kommunikation neu strukturieren, sodass Informationen schneller an entsprechende Bedarfsstellen verbreitet werden, leichter zugänglich sind und besser verwertet werden können.

Das bedarf mehr Denkarbeit im Voraus und mehr Engagement als z.B. der Einsatz einer neuen CRM-Software, zahlt sich aber durch eine höhere Arbeitseffizienz und durch eine bessere Arbeitsatmosphäre aus. In Unternehmen, die Social Intranet Software und Social Collaboration als Prozess etablieren, wird tatsächlich mehr Effizienz in der Zusammenarbeit und in der internen Kommunikation erzielt. Wobei zumindest wir auch hier auf dem Boden der Tatsachen bleiben. In vielen Studien wird die Effizienzsteigerung in Prozent ausgedrückt, etwa „30% weniger eMails!“ oder „25% schnelle Prozesse!“. Wir zumindest können solche Statistik-Erfolge nicht behaupten. Statt mit fiktiven Zahlen zu hantieren, suchen wir auch wieder hier das Gespräch mit dem Management und mit Anwendern.

Die größten Vorteile, den wir mit unseren Enterprise 2.0-Projekten belegen können, sind…

  • die eindeutig bejahte Steigerung des Arbeitskomforts; dadurch bedingt, dass via Social Intranet Software Fragen von Mitarbeitern schneller und versierter beantwortet werden und
  • dass die Informationsagilität ansteigt und so das Ineinandergreifen von Arbeitsprozessen besser und nahtloser funktioniert, also die Versendung einer Info oder einer Datei von A nach B via eMail oder via Dokumentenmanagementsystem
  • dass die Zusammengehörigkeit im Team gestärkt wird; durch den kollaborativen Austausch und eine gemeinschaftliche Hilfestellung
  • dass die interne Kommunikation via Social Media als viel sympathischer, unangestrengter und – dank Crowdsourcing – missverständnisfreier wahrgenommen wird als eine Zusammenarbeit und Team-Kommunikation via Intranet und eMail
  • dass der positive Einfluss auf Zugang und Verfügbarkeit von Wissen sehr geschätzt wird, weil Wissen via Social Intranet Software und Enterprise Social Network eben zentral und öffentlich verwaltet wird, und somit für alle zugänglich ist, was einen wertvollen Beitrag zur allgemeinen Arbeitsqualität und zum Talentmanagement leistet
  • die quantitative und qualitative Zunahme von Ideen als Zukunftswertschöpfung und Innovation, denn durch die allgemein bekannte Power und Akzeptanz des Crowdsourcing trauen sich Mitarbeiter mit einer Social Intranet Software, öfter Ideen zu veröffentlichen, weil sie genau wissen, dass diese Idee nicht ihren stillen Irrweg durch Hierarchien gehen muss, um gehört zu werden und um die nötige „Rückendeckung“ in Form von ausreichenden Feedbacks zu bekommen
  • dass die Abstimmung z.B. innerhalb eines Projektteams schneller geht als via eMail
  • dass die Kommunikation und das Filesharing in Projekten deutlich schneller ablaufen als via eMail und Intranet plus DMS, da eine Social Intranet Software eine echte Team-Kollaboration in Echtzeit an einem zentralen Ort zulässt. Einer unserer Kunden, der eines der größten deutschen Transportunternehmen ist, meinte hierzu, im Pilottest der JaOffice> Social Intranet Software durch A/B-Testung zwischen 20 und 35% Projektzeit zu sparen.

Sie sehen, in Zahlen lässt sich der Vorteil einer Social Intranet Software / eines Social Collaboration-Tools nicht ausdrücken, sondern – und das finde ich persönlich viel wertvoller – im subjektiven Gefühl der Mitarbeiter, dass sie besser, einfacher und unkomplizierter zusammenarbeiten können.

Dies beflügelt direkt die Arbeitsmotivation und Arbeitsmoral, und damit auch direkt die Wertschöpfung des Unternehmens. Social Intranet Software und Social Collaboration haben sicher das Potential, Arbeitsprozesse zu verschlanken und Zeit zu sparen. Dies tut die Software aber nicht von allein. Es kommt auf das Verständnis und auf das Engagement der Nutzer an, und darauf, dass das Management klare Vorstellungen davon hat, wieviele Ressourcen und welche Ressourcen für Enterprise 2.0 und Intranet 2.0 mittel- und langfristig im jeweiligen Unternehmen zur Verfügung stehen.

 


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