Social Collaboration Software hat sich vor allem in Großunternehmen als neuer Standard für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit etabliert.

Auch 03 jaoffice social Collaboration mobilewenn dieses Thema maßgeblich aus den USA vorangetrieben wurde, stellen wir fest, dass deutsche Großunternehmen seit 2012 massiv in die Zusammenarbeit und interne Kommunikation via Social Collaboration Software investieren. Gemäß der BVDW-Studie „Enterprise 2.0 – Social Media in Unternehmen“ vom  April 2013 hatten damals bereits 29% der deutschen Großunternehmen Social Collaboration-Software im Einsatz. Der BVDW mutmaßte 2013, dass 69% aller deutschen Unternehmen bis 2016 in Enterprise 2.0, und somit auch in Social Collaboration Software investieren, um die (interne) Kommunikation und Zusammenarbeit effizienter zu gestalten.

Zu den deutschen Vorreitern für den erfolgreichen (!), internen Einsatz von Social Collaboration Tools gehören z.B. BASF („connect. BASF“-Portal), die Adidas AG, Rheinmetall mit dem „Gate²“ Portal, die Continental AG mit ihrem „ConNext“ Social Portal oder die CommerzReal AG mit dem „SharedCR“-Collaboration Portal.

In Mittelstandsunternehmen wurde Social Collaboration Software seit dessen Verbreitung indes kaum eingesetzt. Social Collaboration-Software war durch die Vorreiter-Rolle der großen Unternehmen bekannt dafür, in einem Unternehmen mit vielen Mitarbeiter die Abteilungs- und / oder Standortübergreifende Zusammenarbeit effizienter zu gestalten. Durch die Globalisierung und den verteilten, dezentralen Unternehmensstrukturen ist die persönliche Kommunikation oft nur eingeschränkt möglich. Dem gegenüber steht eine technologische Welt, die fast grenzenlos vernetzt ist, auch aufgrund der steigenden Anzahl an mobilen Arbeits- und Kommunikationsgeräten. Der Zeit- und Ortsunabhängige Wissenszugang und der möglichst in Echtzeit stattfindende Austausch von Informationen, Dateien und Wissen im Team sind indes die zwei wesentlichen Erfolgsfaktor für Wertschöpfungsarbeit. Mit den technischen Entwicklungen des Internets und der (mobilen) Kommunikation haben soziale und kommunikative Bedürfnisse ihre Umsetzung in die digitale Welt von uns allen gefunden, statt nur in die hochtechnisierte IT-Landschaft von Großunternehmen.

Hinzu kommt, dass Social Media bzw. Social Collaboration in der privaten Nutzung auch bei immer mehr älteren Personen zum Alltag gehört. Aus der stetig reifenden Partizipationskultur durch alle Demographien hindurch wächst auch das Bedürfnis, am Arbeitsplatz soziale Netzwerke aufzubauen und über diese intern zu kommunizieren sowie Aufgaben zu bewältigen, denn: im beruflichen Umfeld empfinden die Nutzer von Social Media, auch die älteren, ihre digitalen Arbeitsinstrumente für Kommunikation und Zusammenarbeit nun als viel zu unproduktiv und unmodern.

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Gerade in Mittelstandsunternehmen ohne CIO bzw. ohne konkret auf IT fokussierte und damit innovationsfündige Abteilungen herrschten bisher Systeme und Informationsarchitekturen vor, die vielfältig verzahnt, kompliziert, redundant und schwierig sind. Das verwaiste, statische Intranet und die Informationsflut via eMail sind keine geeigneten Tools für erfolgreiche Zusammenarbeit mehr. Dies scheint auch der Mittelstand mit seinen – im Vergleich zu einem Großunternehmen – weitaus kleineren und lokaleren Arbeitsteam immer mehr zu erkennen. Vor allem durch die mediale Verbreitung des Themas „Social Collaboration in Unternehmen“ dringt die einstige Innovation auch in den Mittelstand vor und wird so schrittweise zum zukünftigen, betrieblichen Kommunikations- und Kollaborationsstandard in allen Unternehmensgrößen.

Seit Anfang 2014 spüren wir für unsere Social Collaboration Software JaOffice ein enormes Interesse von Mittelstandsunternehmen. Das kleinste JaOffice Netzwerk für Social Collaboration z.B. wird von einer Werbeagentur aus Düsseldorf betrieben und hat lediglich 40 Nutzer. Laut dieses JaOffice-Anwendes läuft die gesamte interne Kommunikation sowie die Zusammenarbeit mit Kunden selbst in dieser kleinen Teamgrösse schneller ab als via eMail und FTP-Sharing – insbesondere Anfragen und Abstimmungsprozesse werden in der Agentur mit der JaOffice Social Collaboration-Software fast doppelt so schnell  abgehandelt.

Zu erklären ist das wachsende Interesse an Software für Social Collaboration aus dem Mittelstand dadurch, dass Mittelstandsunternehmen nach Lösungen suchen, die insbesondere Wissen und Kommunikation besser verfügbar machen als das Intranet und die eMail, und die hierdurch Arbeitsprozesse beschleunigen können.

Mit Social Collaboration Software-Lösungen sind auch Mittelstandsunternehmen in der Lage, ihre interne Kommunikation mit geringem personellen Aufwand effizienter zu gestalten; viele Kernarbeitsprozesse gleich mit, wie z.B. das Wissensmanagement, das Projektmanagement, das Ideenmanagement und die Verbreitung von Unternehmensneuigkeiten an Mitarbeiter. Wichtig für die Nutzung von Social Collaboration Software ist auch die einfache Administration, die aus den Abteilungen selbst ohne Zuhilfenahme der IT-Mitarbeiter erfolgen kann. Aus diesem Grund haben wir bei JaOffice ein Drag-n-Drop-Layout eingeführt. Das Video zu diesem Feature finden Sie hier.

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