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Obwohl Social Networks eine rasante und erfolgreiche Einführung und Übernahme feiern durften, blieb dieser Effekt bisher für Enterprise Social Networks (ESNs) aus.

Der Ansatz „Zur Verfügung stellen und hoffen“, der oft von Unternehmen angewandt wird, wenn es darum geht ein „Social Collaboration Tool“, also Software Lösungen für soziale Interaktion für bessere Zusammenarbeit, scheint so nicht zu funktionieren.


Gartner diagnostiziert diesem Ansatz eine miserable Erfolgsrate von nur 10%!

Im Folgenden wollen wir die, unserer Meinung nach, häufigsten Hürden für erfolgreiche Zusammenarbeit in einem Unternehmen vorstellen. Die Aufstellung ist nach abnehmender Wichtigkeit geordnet.

Management Support: Hier fehlt es immer!

Starke Unterstützung durch das Management ist wahrscheinlich der wichtigste Aspekt für die erfolgreiche Implementierung der ESN Systeme.

Im Umkehrschluss ist leider auch das Fehlen von entsprechender Förderung einer der wichtigsten Gründe für das Scheitern von ESN Projekten, wenn nicht sogar der entscheidende Grund!

Das Problem scheint einfach zu lösen, in der Praxis ist es aber Erfahrungsgemäß eine schwierige Aufgabe das Management zu überzeugen ESN Projekte mitzutragen.

Corporate Democracy- Gleichheit und Mitbestimmung im Unternehmen ist wohl nicht jedermanns Sache

Je nach Unternehmenskultur müssen Transparenz und Mitarbeiterbeteiligung in einer Firma nicht unbedingt an erster Stelle stehen.

Lautere und deutlicher hörbare Stimmen von Angestellten und größere Freiräume für selbige können schließlich das Leben der Managementverantwortlichen erheblich verkomplizieren, sogar Stimmen verstärken, die so gar nicht zur Version der Managementsicht passen, wie Prozesse ablaufen und gesteuert werden sollen.

Obwohl es abwegig ist zu glauben das „Sozial“ automatisch eine horizontale Organisationsstruktur bedingt und damit jede Führungsstruktur untergräbt, die sich bis dato etabliert hat, fühlen sich doch viele Manager sehr unwohl mit dem Gedanken auf einmal von ihren Angestellten direktes Feedback zu erhalten.

Viele Führungskräfte ziehen die „gute alte“ Art vor – bisher hat es doch auch geklappt- never change a running system – warum überlegen wie es noch besser laufen könnte?

Vorurteile gegen öffentliche, private, Social Networks

Einigen Führungskräften fällt es schwer sich ein Social Network innerhalb ihres Unternehmens vorzustellen. Ihre Vorstellung von der Thematik ist die eines öffentlichen, privaten Social Networks. Folglich verbinden sie mit der Vorstellung von ESN typische Facebook Phänomene wie „Aufschieberitis“, Zeitverschwendung, Tratsch und kleine Verschwörungen.

„Enterprise Social Networks haben Sie gesagt? Danke! – Nein Danke!“

Falsche Unterstützung

Die häufigste Einstellung gegenüber ESN, die wir von Führungskräften in der Praxis mitbekommen, ist sichtbarer Enthusiasmus für ein ESN Projekt, gefolgt von persönlichem Rückzug aus dem Projekt und Prozess. Oft melden sich Leitende Angestellte in dem Denken aus dem Projekt ab Management sei Management und müsse sich daher nicht beteiligen.

Change Management vergessen

In der Praxis sind die menschlichen Aspekte im Bereich der sozialen Zusammenarbeit letztendlich viel wichtiger als die Wahl des richtigen Werkzeugs, der richtigen Anwendung.

Schwierige Zusammenarbeit im IT-Business

Voraussetzung für ein Modernisierungsprojekt wie die Einführung eines social collaboration tools ist normalerweise eine „Inter- Abteilungs- Initiative“ zwischen HR, Kommunikationsabteilung und den IT Beauftragten.

Jeder Bereich hat eigene Dinge die ihn antreiben und motivieren aber offensichtlicher Weise hängt der finale Erfolg des Projektes sehr stark von der guten Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten teams ab.

Das IT -Team Beispielsweise konzentriert sich oft auf das technische Projekt: Sicherheit, Integration usw.- dabei vergisst es oft wie wichtig es ist Veränderungsprozesse zu steuern. Irgendwie unterschätzen Entscheider oft, wie wichtig es ist das tool in die anderen Firmeninternen Systeme zu integrieren um einsetzbar und produktiv zu sein.

Mangelndes Investment in Change-Management!

Sehr oft unterschätzt der „project owner“ die notwendigen Ressourcen, die nötig sind um neue Impulse wie community management oder regelmäßiges Trainieren der user.

Dies ist der Fall, unabhängig davon welche der bisher erwähnten Funktionen die Veränderung anstößt und steuert. Der “provide and pray” Ansatz ist sehr beliebt, weil er keine andauernden Investments und Ressourcen erfordert und die meisten „project owner“ sich auch in Zukunft für die Ausnahme der Regel halten.

Die Rolle eines Langfristigen Ziels

Häufiger als anders herum wird ein Projekt ohne klares langfristiges Geschäftsziel, mit dem alle beteiligten Parteien im Unternehmen einverstanden sind, gestartet.

Ohne klares Ziel, das in Messbare Zielschritte (Benchmarks) und KPIs übersetzt wurde, können Erfolge oder Misserfolge nicht gemessen, entsprechende Tendenzen nicht rechtzeitig entdeckt und frühzeitig bearbeitet werden.

Eine klar definierte Aufgabe ist der Schlüssel zum Erfolg, wenn es um „social instruments“, soziale Software Tools, geht. Besonders in der Schlussphase eines Projektes.

Probleme bei der Integration neuer User

Im letzten Abschnitt dieses Artikels geht es um „user onboarding“ und Faktoren die den Onboarding Prozess gefährden können.

Produkt Auswahl

Natürlich kann eine schlechte Produktwahl Probleme für den User im Onboarding Prozess auslösen und diesen zu nur zurückhaltendem Einsatz des Systems bringen. Das User Interface und die User Experience sind deshalb von höchster Bedeutung für jede auf den User ausgerichtete Software, insbesondere für ein ESN.

Ein Produkt das intuitiv und durch designt ist und bekannt- gewohnte Elemente aufnimmt kann die Anpassung des Users an das System maßgeblich beschleunigen und Schulungskosten erheblich reduzieren.

Abwendung im Business Prozesses

Ein collaboration tool muss gut in Geschäftsprozesse integriert werden um wertschöpfend in den Arbeitsalltag des Users eingebunden zu werden. Wenn das Tool nur entfernt und ab von den Aufgaben einer Person und ihrer Wunden Punkte greift wird es in der Praxis nicht angewandt werden.

Baustelle Technische Integration in Geschäftsanwendungen und Firmenumfeld

Ein Social Collaboration Tool muss gut in das Informationssystem der Firma integriert sein und sich auch in bereits existierende Geschäftsanwendungssoftware integrieren um Mehrwert in die Teamprozesse zu bringen. Ein Social Intranet, außerhalb der Tools die die Angestellten im Tagesgeschäft nutzen, wird unverwendet bleiben. Faktisch finden Kollaborationen überall da statt wo Menschen zusammenarbeiten und sind Mittel zum Zweck um eine Aufgabe gut zu erfüllen- kein Selbstzweck.

Es ist schwer das richtige Maß der nötigen, technischen Integration genau zu bestimmen. Eine Integration mit einem Enterprise Directory und einem Dokumentmanagement System sind unserer Erfahrung nach ein must have!

Je nach Branche kann die Integration in Geschäftsanwendungen jedoch auch wichtig werden, wenn die Anwendung intensiv innerhalb der Firma genutzt wird.

Mangel an Training

Genau wie die Nutzeroberfläche für Verbraucher, sollte sich ein ESN auch natürlich für seine Nutzer anfühlen- aber das wird nicht der Fall sein!

Ein großer Anteil End- zu End Anwender verwenden keine öffentlichen Social Intranet in ihrem Privat und Sozialleben. Diejenigen, die diese nutzen wissen wie man seine Zeit damit verbringen- um nicht zu sagen verschwenden- kann und viel Spaß dabei haben kann sich mit Freunden zu vernetzen und auszutauschen. Sie wissen aber nicht wie man damit arbeitet!

Als Konsequenz müssen alle Nutzer entsprechend geschult werden. Genau wie bei jedem anderen software tool.

Mangel an Richtlinien

Das Fehlen von klaren, minimalen Richtlinien darüber, wie ESN im Unternehmenskontext eingesetzt wird könnte einige Nutzer davon abhalten in dem Netzwerk aktiv zu werden.

„Darf ich jemanden einladen, den ich nicht persönlich kennen, sich mit mir zu vernetzen? Ist es angemessen den Post dieser Führungskraft zu kommentieren? Darf ich zu diesem Thema eine Diskussion eröffnen?“ „Ist das tool nur für die Arbeit gedacht oder darf ich das Team auf einen Kaffee einladen?“

All diese Fragen sind nicht selten, wir hören sie häufig von unseren Nutzern. Wenn hierauf keine Antworten erfolgen ist die voreingestellte Option – sich nicht zu beteiligen.

Überfluss an tools zur Zusammenarbeit- weniger ist mehr!

Ein sehr häufiges Problem für moderne Firmen ist das es zu viele Tools für die Zusammenarbeit gibt, also Softwarelösungen für die Zusammenarbeit und Kommunikation.

Firmen nutzen nicht nur das klassische Intranet und irgendeine Form von Dokumentmanagement System auf Unternehmensebene, sondern möglicherweise sogar verschiedene Tools für die Zusammenarbeit und das Projektmanagement in den unterschiedlichen Business Anwendungen, Teams und Abteilungen- nicht zu vergessen die Business Anwendungen mit einem Feature für Zusammenarbeit!

Idealerweise ergänzt eine integrierte social collaboration Plattform den interaktions- und team work Aspekt bei einigen tools, ersetzt andere, vereint letztendlich alle Anwendungen auf natürliche Art und Weise für den Nutzer.

Leider werden ESN anstatt die Kraft der Zusammenarbeit zu stimulieren oft nur ein weiteres Werkzeug in einer langen Liste von teuren und ineffizienten tools, die parallel koexistieren.

Soziale Zusammenarbeit ist ein mächtiges Werkzeug!

Richtig eingeführt, steigert es die Produktivität und Zufriedenheit der Angestellten, während es gleichzeitig die IT Infrastruktur verschlankt, Ressourcen und damit die Umwelt schont und kosten spart.

 

 


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